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<div class=Section1>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'>Ron,<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'>You might want to post a message
on the DAISY technical Development list about this. I recall that some of the
larger organizations have developed systems, which I think are open and
sharable. It seems that it might be worth the time to identify the requirements
and look into developing a scaleable system that could be used in the smaller
DSS offices all the way up to the large ones. Starting with pulling in database
records on the title, probably by ISBN, so you don’t need to hand enter all
that data, assign to a particular type of production, tracking time, status,
etc.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'>Just my $.02<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'>Best<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'>George<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<div style='border:none;border-left:solid blue 1.5pt;padding:0in 0in 0in 4.0pt'>

<div>

<div style='border:none;border-top:solid #B5C4DF 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in'>

<p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'>From:</span></b><span
style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'> athen-bounces@athenpro.org
[mailto:athen-bounces@athenpro.org] <b>On Behalf Of </b>Ron Stewart<br>
<b>Sent:</b> Friday, August 15, 2008 9:11 AM<br>
<b>To:</b> 'Access Technologists in Higher Education Network'<br>
<b>Subject:</b> Re: [Athen] Information on E-Text Production Database?<o:p></o:p></span></p>

</div>

</div>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'>We all come at this from a
little different perspective, <o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'>From my experience when you
exceed about 50k pages per academic period I don’t think excel can continue to
give you the level of detail and data collection your administration is going
to require if they take a look at your resource expenditure.  A more
sophisticated system will also provide you with a good tracking system for your
entire program from book tracking, Copywrite oversight and tracking your
workers.   Gaeir and I discuss this in some depth in our “Advanced”
Etext Institute which will also be offered at AHG in November as well as other
times during the coming year.  I am looking at model systems to add to the
AHEAD resource site as well.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'>Perhaps a move to Access, as we
did initially at OSU will take you to the next level but eventually I think a
real database is going to be needed.  MySQL served us well after some fits
and starts for several years and provided not only alt format, but captioning
and AT tracking as well across a large system.  SharePoint is great if you
can afford it.  AMAC as Bob mentioned has one of the most sophisticated
systems I have seen and while it may be overkill for a lot I think it is worth
taking a look at along with the system the CSU-CAM has developed.  <o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'>What you want to avoid at all
costs is having to go back and reinvent the wheel several times as your program
grows and develops.  Also as more regional centers and consortia develop
having a system that is easily integrated into the larger systems already in
place is going to save a lot of us a lot of headaches down the road.  <o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'>Lessons learned the hard way, or
from someone else’s trials and tribulations are the best lessons, or as
Einstein so apply put:<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal style='margin-bottom:12.0pt'><span class=huge1><span
style='font-size:15.0pt'>Insanity: doing the same thing over and over again and
expecting different results.</span></span> <span style='color:#1F497D'><o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'>Ron Stewart <o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<div>

<div style='border:none;border-top:solid #B5C4DF 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in'>

<p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'>From:</span></b><span
style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'>
athen-bounces@athenpro.org [mailto:athen-bounces@athenpro.org] <b>On Behalf Of </b>Kelmer,
Susan M.<br>
<b>Sent:</b> Friday, August 15, 2008 9:28 AM<br>
<b>To:</b> Access Technologists in Higher Education Network<br>
<b>Subject:</b> Re: [Athen] Information on E-Text Production Database?<o:p></o:p></span></p>

</div>

</div>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'>The AMX system will work for
that, but it is cumbersome as well, as you have to enter all the data.  I
think no matter what you come up with, you are going to have a cumbersome
system.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'>I am keeping simple records in
an excel database, it seems to work for us.  My conversion clerks write
down how much time they spend on each particular aspect (scanning, ocr,
text-cleanup) to the nearest 15-minutes.  It gives me a pretty good read
on how long it takes to convert things, although I don’t really care as much
about the little parts as I do the big picture.  Our goal here is a 4-day
turnaround, and if we make it within four days I’m happy, five days I’m
satisfied, any more than that and I’m looking to see where we can improve.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'>I will be presenting a lot of
the information on how we do this here at the Accessing Higher Ground
conference in Boulder in November.  Hope you can make it, it will be a
worthwhile lecture.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<div>

<p class=MsoNormal><i><span style='color:#1F497D'>Susan Kelmer<o:p></o:p></span></i></p>

<p class=MsoNormal><i><span style='color:#1F497D'>Adaptive Technology
Specialist/<o:p></o:p></span></i></p>

<p class=MsoNormal><i><span style='color:#1F497D'>Lab Coordinator, Campus Labs
and Classrooms<o:p></o:p></span></i></p>

<p class=MsoNormal><i><span style='color:#1F497D'>St. Louis Community College -
Meramec<o:p></o:p></span></i></p>

<p class=MsoNormal><i><span style='color:#1F497D'>314-984-7951<o:p></o:p></span></i></p>

</div>

<p class=MsoNormal><span style='color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<div style='border:none;border-left:solid blue 1.5pt;padding:0in 0in 0in 4.0pt'>

<div>

<div style='border:none;border-top:solid #B5C4DF 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in'>

<p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'>From:</span></b><span
style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'>
athen-bounces@athenpro.org [mailto:athen-bounces@athenpro.org] <b>On Behalf Of </b>Balen,
Tim<br>
<b>Sent:</b> Thursday, August 14, 2008 8:33 PM<br>
<b>To:</b> athen@athenpro.org<br>
<b>Subject:</b> [Athen] Information on E-Text Production Database?<o:p></o:p></span></p>

</div>

</div>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:12.0pt;font-family:"Garamond","serif"'>Colleagues,<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:12.0pt;font-family:"Garamond","serif"'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:12.0pt;font-family:"Garamond","serif"'>I’m
looking for advice or suggestions on creating a database for tracking e-text
production.  We are working on one now within our office, but I am
concerned it is becoming cumbersome and labor intensive.  Essentially we
are looking to record and store, completed text conversions, conversions in
progress, time spent per conversion & per editor.  Any information
would be appreciated on or off the list.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:12.0pt;font-family:"Garamond","serif"'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:12.0pt;font-family:"Garamond","serif"'>Thank
You!<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:12.0pt;font-family:"Garamond","serif"'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:12.0pt;font-family:"Verdana","sans-serif"'>Tim
Balen<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:8.0pt;font-family:"Garamond","serif"'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:12.0pt;font-family:"Verdana","sans-serif"'>Washington
State University<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:12.0pt;font-family:"Verdana","sans-serif"'>509-335-7904<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:12.0pt;font-family:"Verdana","sans-serif"'>www.drc.wsu.edu<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

</div>

</div>

</div>

</body>

</html>