<html xmlns:v="urn:schemas-microsoft-com:vml" xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:w="urn:schemas-microsoft-com:office:word" xmlns:m="http://schemas.microsoft.com/office/2004/12/omml" xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40"><head><meta http-equiv=Content-Type content="text/html; charset=us-ascii"><meta name=Generator content="Microsoft Word 15 (filtered medium)"><style><!--
/* Font Definitions */
@font-face
        {font-family:"Cambria Math";
        panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4;}
@font-face
        {font-family:Calibri;
        panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;}
@font-face
        {font-family:"Calibri Light";
        panose-1:2 15 3 2 2 2 4 3 2 4;}
@font-face
        {font-family:Cambria;
        panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4;}
/* Style Definitions */
p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal
        {margin:0in;
        margin-bottom:.0001pt;
        font-size:11.0pt;
        font-family:"Calibri",sans-serif;}
a:link, span.MsoHyperlink
        {mso-style-priority:99;
        color:#0563C1;
        text-decoration:underline;}
a:visited, span.MsoHyperlinkFollowed
        {mso-style-priority:99;
        color:#954F72;
        text-decoration:underline;}
p.MsoListParagraph, li.MsoListParagraph, div.MsoListParagraph
        {mso-style-priority:34;
        margin-top:0in;
        margin-right:0in;
        margin-bottom:0in;
        margin-left:.5in;
        margin-bottom:.0001pt;
        font-size:11.0pt;
        font-family:"Calibri",sans-serif;}
p.msonormal0, li.msonormal0, div.msonormal0
        {mso-style-name:msonormal;
        mso-margin-top-alt:auto;
        margin-right:0in;
        mso-margin-bottom-alt:auto;
        margin-left:0in;
        font-size:11.0pt;
        font-family:"Calibri",sans-serif;}
span.EmailStyle19
        {mso-style-type:personal;
        font-family:"Calibri Light",sans-serif;
        color:#222A35;
        font-weight:normal;
        font-style:normal;}
span.EmailStyle20
        {mso-style-type:personal;
        font-family:"Calibri",sans-serif;}
span.EmailStyle22
        {mso-style-type:personal-reply;
        font-family:"Cambria",serif;
        color:#1F3864;}
.MsoChpDefault
        {mso-style-type:export-only;
        font-size:10.0pt;}
@page WordSection1
        {size:8.5in 11.0in;
        margin:1.0in 1.0in 1.0in 1.0in;}
div.WordSection1
        {page:WordSection1;}
/* List Definitions */
@list l0
        {mso-list-id:78721787;
        mso-list-type:hybrid;
        mso-list-template-ids:-16750418 67698703 67698713 67698715 67698703 67698713 67698715 67698703 67698713 67698715;}
@list l0:level1
        {mso-level-tab-stop:none;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;}
@list l0:level2
        {mso-level-number-format:alpha-lower;
        mso-level-tab-stop:none;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;}
@list l0:level3
        {mso-level-number-format:roman-lower;
        mso-level-tab-stop:none;
        mso-level-number-position:right;
        text-indent:-9.0pt;}
@list l0:level4
        {mso-level-tab-stop:none;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;}
@list l0:level5
        {mso-level-number-format:alpha-lower;
        mso-level-tab-stop:none;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;}
@list l0:level6
        {mso-level-number-format:roman-lower;
        mso-level-tab-stop:none;
        mso-level-number-position:right;
        text-indent:-9.0pt;}
@list l0:level7
        {mso-level-tab-stop:none;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;}
@list l0:level8
        {mso-level-number-format:alpha-lower;
        mso-level-tab-stop:none;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;}
@list l0:level9
        {mso-level-number-format:roman-lower;
        mso-level-tab-stop:none;
        mso-level-number-position:right;
        text-indent:-9.0pt;}
@list l1
        {mso-list-id:1765228360;
        mso-list-template-ids:43952248;}
ol
        {margin-bottom:0in;}
ul
        {margin-bottom:0in;}
--></style><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapedefaults v:ext="edit" spidmax="1026" />
</xml><![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapelayout v:ext="edit">
<o:idmap v:ext="edit" data="1" />
</o:shapelayout></xml><![endif]--></head><body lang=EN-US link="#0563C1" vlink="#954F72"><div class=WordSection1><p class=MsoNormal><span lang=EN-CA style='font-size:14.0pt;font-family:"Cambria",serif;color:#1F3864'>Just a reminder not to start all of your Alt Text with “prefix text. We can get a list of graphics using screen readers and starting all Alt text with image of or photo of prevents us from finding an image quickly. For example, in my previous example of “Font dialog in Word” I can use the letter F to look for graphics whose Alt text begins with F. Screen readers are not only used by people who are blind. Some people using screen magnification, or who have learning, cognitive or print disabilities use screen readers…and some Text-to-Speech tools may have a similar function for moving from graphic to graphic.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-CA style='font-size:14.0pt;font-family:"Cambria",serif;color:#1F3864'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-CA style='font-size:14.0pt;font-family:"Cambria",serif;color:#1F3864'>Cheers, Karen<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-CA style='font-size:14.0pt;font-family:"Cambria",serif;color:#1F3864'><o:p> </o:p></span></p><div><div style='border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in'><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><b>From:</b> athen-list <athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu> <b>On Behalf Of </b>chagnon@pubcom.com<br><b>Sent:</b> Tuesday, September 25, 2018 3:59 PM<br><b>To:</b> 'Access Technology Higher Education Network' <athen-list@u.washington.edu><br><b>Subject:</b> Re: [Athen] Alt text for instructions with screenshots<o:p></o:p></p></div></div><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><o:p> </o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'>We create a lot of instruction materials, especially for software.<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><o:p> </o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'>As long as the steps are detailed in the live body text and they give full instructions about the action the user must perform, we then put “lite” Alt-text on the screen capture itself. <o:p></o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><o:p> </o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'>Example: Body text instructions give detailed steps on how to bold text in MS Word.<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><o:p> </o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'>Alt-text on the accompanying screen capture could be: “Screen capture of how to bold text as described in the body text.”<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><o:p> </o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'>All users need to have full instructions in the body text. But only sighted users need the screen captures; the screen caps do little more than give a way-finding visual to reassure sighted users that this is what the screen should look like. <o:p></o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><o:p> </o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'>They, and all other users, should still get the detailed instructions from the body text, not the graphic which often is too small, fuzzy, or difficult to see fine details.<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><o:p> </o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'>If the instructions are repeated on the screen capture as well as in the body text, then you run the risk of having redundant information…and that’s a royal pain to those using screen readers.<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><o:p> </o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'>—Bevi Chagnon<o:p></o:p></p><div><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><b><span style='color:#D0CECE'>— — —<o:p></o:p></span></b></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'>Bevi Chagnon, founder/CEO  <b><span style='color:#AEAAAA'>|</span></b>  <a href="mailto:Bevi@PubCom.com">Bevi@PubCom.com</a> <o:p></o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><b><span style='color:#D0CECE'>— — —<o:p></o:p></span></b></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><b>PubCom: <span style='color:#C00000'>Technologists for Accessible Design + Publishing</span><o:p></o:p></b></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'>consulting <span style='color:#D0CECE'>•</span> training <span style='color:#D0CECE'>•</span> development <span style='color:#D0CECE'>•</span> design <span style='color:#D0CECE'>•</span> sec. 508 services<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><b>Upcoming classes</b> at <a href="http://www.pubcom.com/classes">www.PubCom.com/<b>classes</b></a> <o:p></o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><b><span style='color:#D0CECE'>— — —<o:p></o:p></span></b></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><a href="https://mailchi.mp/ff5bd323ea45/newsletter-accessibility-fonts-design-upcoming-classes-2901237"><b>Latest</b> blog-newsletter</a> – Accessibility Tips at <a href="http://www.PubCom.com/blog">www.PubCom.com/blog</a> <o:p></o:p></p></div><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><o:p> </o:p></p><div><div style='border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in'><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><b>From:</b> athen-list <<a href="mailto:athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu">athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu</a>> <b>On Behalf Of </b>Christine Robinson<br><b>Sent:</b> Tuesday, September 25, 2018 10:20 AM<br><b>To:</b> Access Technology Higher Education Network <<a href="mailto:athen-list@u.washington.edu">athen-list@u.washington.edu</a>><br><b>Subject:</b> [Athen] Alt text for instructions with screenshots<o:p></o:p></p></div></div><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><o:p> </o:p></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'>Hi all –<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'>For our campus, I’m tasked with creating instructions for various elements in Office 365. Obviously, I want to make the instructions accessible - and I haven’t dealt with this kind of thing before.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'>My instructions include steps such as (for example) “In the upper left corner of the Office 365 window, click the icon for the App Launcher,” followed by a screenshot with the icon circled.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'>It seems like the alt text should not be a description of the screenshot, however. I suspect a screen reader user doesn’t really care what the icon <i>looks</i> like. Since alt text is supposed to convey the same information that a sighted user would obtain from an image, it makes sense to me that the alt text should offer instructions on how to accomplish the same result using keyboard commands. <o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'>For example, if my text instructions say, “in the upper left corner, click the icon…” perhaps the alt text for the image should say something like, “Tab to the icon for the App Launcher.” ???<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'>So my questions for you all are:<o:p></o:p></span></p><p class=MsoListParagraph style='margin-left:1.0in;text-indent:-.25in;mso-list:l0 level1 lfo3'><![if !supportLists]><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'><span style='mso-list:Ignore'>1.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>       </span></span></span><![endif]><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'>Is it correct that, in this case, alt text should provide instructions on how to navigate to the icon instead of a description of the image?<o:p></o:p></span></p><p class=MsoListParagraph style='margin-left:1.0in;text-indent:-.25in;mso-list:l0 level1 lfo3'><![if !supportLists]><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'><span style='mso-list:Ignore'>2.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>       </span></span></span><![endif]><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'>Where can I find more instructions re. using Office 365 features via keyboard commands? I’ve searched on the Microsoft site but haven’t succeeded in finding anything.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'>Thanks!<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span style='font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><b><span style='color:#007048'>Christine Robinson</span></b><span style='color:#007048'> </span><span style='color:#222A35'>| Technical Trainer/Writer | Center for Teaching Excellence<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><b><span style='color:#007048'>Georgia Gwinnett College</span></b><span style='color:#222A35'> | 1000 University Center Lane| Lawrenceville, GA 30043<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><o:p> </o:p></p></div></body></html>