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<div class="WordSection1">
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Hi All <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Just throwing a thought out there. I realize that mine is a special case but I find it extremely helpful, as a trainer, when software documentation includes, alt-text or otherwise, a description of the icon the
 user is supposed to click on an not necessarily its function. Otherwise, I couldn’t agree more with Bevi.
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">All the best<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:10.0pt;line-height:115%;text-autospace:none">
<span lang="EN" style="color:#1F497D">Stephen Alexander Marositz JD, CPACC<br>
Assistive Technology Specialist, Pasadena City College<br>
Phone: (626) 585-7242<o:p></o:p></span></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b>From:</b> athen-list <athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu>
<b>On Behalf Of </b>Robert Beach<br>
<b>Sent:</b> Tuesday, September 25, 2018 1:03 PM<br>
<b>To:</b> Access Technology Higher Education Network <athen-list@u.washington.edu><br>
<b>Subject:</b> Re: [Athen] Alt text for instructions with screenshots<o:p></o:p></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Amen! What she said!<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Robert Lee Beach<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Assistive Technology Specialist<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Kansas City Kansas Community College<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">7250 State Avenue<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Kansas City, KS  66112<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Phone: 913-288-7671<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Email: <a href="mailto:rbeach@kckcc.edu">
rbeach@kckcc.edu</a><o:p></o:p></span></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b>From:</b> athen-list <<a href="mailto:athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu">athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu</a>>
<b>On Behalf Of </b><a href="mailto:chagnon@pubcom.com">chagnon@pubcom.com</a><br>
<b>Sent:</b> Tuesday, September 25, 2018 2:59 PM<br>
<b>To:</b> 'Access Technology Higher Education Network' <<a href="mailto:athen-list@u.washington.edu">athen-list@u.washington.edu</a>><br>
<b>Subject:</b> Re: [Athen] Alt text for instructions with screenshots<o:p></o:p></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">We create a lot of instruction materials, especially for software.<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">As long as the steps are detailed in the live body text and they give full instructions about the action the user must perform, we then put “lite” Alt-text on the screen capture itself.
<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">Example: Body text instructions give detailed steps on how to bold text in MS Word.<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">Alt-text on the accompanying screen capture could be: “Screen capture of how to bold text as described in the body text.”<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">All users need to have full instructions in the body text. But only sighted users need the screen captures; the screen caps do little more than give a way-finding visual to reassure sighted users that this is what the screen should look
 like. <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">They, and all other users, should still get the detailed instructions from the body text, not the graphic which often is too small, fuzzy, or difficult to see fine details.<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">If the instructions are repeated on the screen capture as well as in the body text, then you run the risk of having redundant information…and that’s a royal pain to those using screen readers.<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">—Bevi Chagnon<o:p></o:p></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><b><span style="color:#D0CECE">— — —<o:p></o:p></span></b></p>
<p class="MsoNormal">Bevi Chagnon, founder/CEO  <b><span style="color:#AEAAAA">|</span></b> 
<a href="mailto:Bevi@PubCom.com">Bevi@PubCom.com</a> <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="color:#D0CECE">— — —<o:p></o:p></span></b></p>
<p class="MsoNormal"><b>PubCom: <span style="color:#C00000">Technologists for Accessible Design + Publishing</span><o:p></o:p></b></p>
<p class="MsoNormal">consulting <span style="color:#D0CECE">•</span> training <span style="color:#D0CECE">
•</span> development <span style="color:#D0CECE">•</span> design <span style="color:#D0CECE">
•</span> sec. 508 services<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><b>Upcoming classes</b> at <a href="https://linkprotect.cudasvc.com/url?a=http%3a%2f%2fwww.pubcom.com%2fclasses&c=E,1,aTn_XdxzE4-PCxIJH-AZ6inOgV9MRE0YjspU25xzfykNgd9FMJ9qNRp6-wOmzW0p3OH96HfVrocYWVqYoQ_TQXyZ5syMTDUOw99N_FT6_ODiB2No&typo=1">
www.PubCom.com/<b>classes</b></a> <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="color:#D0CECE">— — —<o:p></o:p></span></b></p>
<p class="MsoNormal"><a href="https://linkprotect.cudasvc.com/url?a=https%3a%2f%2fmailchi.mp%2fff5bd323ea45%2fnewsletter-accessibility-fonts-design-upcoming-classes-2901237&c=E,1,SHwVcttW1HhTYmQYH2N3O7DdpFdZUhNcBqMRIg0Lh8UIHvCtxd4nkHKt5u6JJkMfgxLqDfy2-EjMph1ftrPxgopcXACccZ952Cn8W2k4ZsE,&typo=1"><b>Latest</b>
 blog-newsletter</a> – Accessibility Tips at <a href="https://linkprotect.cudasvc.com/url?a=http%3a%2f%2fwww.PubCom.com%2fblog&c=E,1,yqOatB69Qp6_cETrNnWvpWU6eGNzDgaB9wjdyrU9sLk8upGNV9jM_6rtkmbYV_WgrhNGME1KdWlOLo5AaTAs3-PlbwREqNJVFC6cfCSynfSDXA,,&typo=1">
www.PubCom.com/blog</a> <o:p></o:p></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b>From:</b> athen-list <<a href="mailto:athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu">athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu</a>>
<b>On Behalf Of </b>Christine Robinson<br>
<b>Sent:</b> Tuesday, September 25, 2018 10:20 AM<br>
<b>To:</b> Access Technology Higher Education Network <<a href="mailto:athen-list@u.washington.edu">athen-list@u.washington.edu</a>><br>
<b>Subject:</b> [Athen] Alt text for instructions with screenshots<o:p></o:p></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35">Hi all –<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35">For our campus, I’m tasked with creating instructions for various elements in Office 365. Obviously, I want to make the instructions accessible - and I haven’t dealt with
 this kind of thing before.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35">My instructions include steps such as (for example) “In the upper left corner of the Office 365 window, click the icon for the App Launcher,” followed by a screenshot with
 the icon circled.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35">It seems like the alt text should not be a description of the screenshot, however. I suspect a screen reader user doesn’t really care what the icon
<i>looks</i> like. Since alt text is supposed to convey the same information that a sighted user would obtain from an image, it makes sense to me that the alt text should offer instructions on how to accomplish the same result using keyboard commands.
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35">For example, if my text instructions say, “in the upper left corner, click the icon…” perhaps the alt text for the image should say something like, “Tab to the icon for
 the App Launcher.” ???<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35">So my questions for you all are:<o:p></o:p></span></p>
<ol style="margin-top:0in" start="1" type="1">
<li class="MsoNormal" style="color:#222A35;mso-list:l0 level1 lfo3"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif">Is it correct that, in this case, alt text should provide instructions on how to navigate to the icon instead of a description of the image?<o:p></o:p></span></li><li class="MsoNormal" style="color:#222A35;mso-list:l0 level1 lfo3"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif">Where can I find more instructions re. using Office 365 features via keyboard commands? I’ve searched on the Microsoft site but haven’t
 succeeded in finding anything.<o:p></o:p></span></li></ol>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35">Thanks!<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri Light",sans-serif;color:#222A35"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="color:#007048">Christine Robinson</span></b><span style="color:#007048">
</span><span style="color:#222A35">| Technical Trainer/Writer | Center for Teaching Excellence<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="color:#007048">Georgia Gwinnett College</span></b><span style="color:#222A35"> | 1000 University Center Lane| Lawrenceville, GA 30043<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
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