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<div class="WordSection1">
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt">Using Microsoft’s built-in tools is great if you’re starting from scratch building the document. But often we work on remediating preexisting PDF files (I work a lot with document conversion for students,
 and we get publisher PDFs.) Are there any good tools to use if you’re forced to start with a PDF file? Or is it better to convert the PDF to Word, fix up the order and such, and then turn that into a PDF?<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt">-Andi :)<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b>From:</b> athen-list <athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu>
<b>On Behalf Of </b>chagnon@pubcom.com<br>
<b>Sent:</b> Monday, December 7, 2020 3:03 PM<br>
<b>To:</b> 'Access Technology Higher Education Network' <athen-list@u.washington.edu><br>
<b>Subject:</b> Re: [Athen] [EXTERNAL] - Accessible PDFs without Acrobat<o:p></o:p></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">We find that Microsoft’s built-in PDF export utility (in Office 365) does a much better job, comparable to Acrobat’s PDF Maker plug-in which comes with Acrobat Pro.<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal">In most cases, MS’s matches Acrobat’s conversion. And it’s free.<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">But your IT department will have to make sure they keep MS Office up to date: earlier versions of their PDF export utility were awful.<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">Another alternative is FoxIt’s PDF plugin, but given that FoxIt makes the one built into Microsoft Office, why would you pay for what’s essentially the same product?<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">Question: wouldn’t it make more sense (and cents!) to train your faculty and staff in how to make accessible documents? Doing the job right from the start is always more cost effective than remediating everything after it’s made.<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">It’s a teach-a-person-to-fish strategy.<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><b><span style="color:#D0CECE">— — —<o:p></o:p></span></b></p>
<p class="MsoNormal">Bevi Chagnon  <b><span style="color:#AEAAAA">| </span></b><span style="color:#595959">Designer, Accessibility Technician</span><b><span style="color:#AEAAAA"> |</span></b> 
<a href="mailto:Chagnon@PubCom.com">Chagnon@PubCom.com</a> <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="color:#D0CECE">— — —<o:p></o:p></span></b></p>
<p class="MsoNormal"><b>PubCom: <span style="color:#C00000">Technologists for Accessible Design + Publishing</span><o:p></o:p></b></p>
<p class="MsoNormal">consulting <span style="color:#D0CECE">•</span> training <span style="color:#D0CECE">
•</span> development <span style="color:#D0CECE">•</span> design <span style="color:#D0CECE">
•</span> sec. 508 services<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><b>Upcoming classes</b> at <a href="http://www.pubcom.com/classes">
www.PubCom.com/<b>classes</b></a> <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="color:#D0CECE">— — —<o:p></o:p></span></b></p>
<p class="MsoNormal"><a href="https://mailchi.mp/e694edcdfadd/class-discount-3266574">Latest blog-newsletter</a> –
<b><a href="https://www.pubcom.com/blog/2020_07-20/alt-text_part-1.shtml">Simple Guide to Writing Alt-Text</a></b>
<o:p></o:p></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b>From:</b> athen-list <<a href="mailto:athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu">athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu</a>>
<b>On Behalf Of </b>Greenfield, Mark<br>
<b>Sent:</b> Monday, December 7, 2020 11:39 AM<br>
<b>To:</b> Access Technology Higher Education Network <<a href="mailto:athen-list@u.washington.edu">athen-list@u.washington.edu</a>><br>
<b>Subject:</b> Re: [Athen] [EXTERNAL] - Accessible PDFs without Acrobat<o:p></o:p></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">We are exploring the use of AxesPDF (<a href="https://www.axes4.com/">https://www.axes4.com/</a>).  It doesn’t require Acrobat Pro, and in my experience is easier to use than Acrobat Pro.   Remediating PDFs has been an ongoing challenge
 for us because we don’t have a campus-wide license for Acrobat Pro and most faculty don’t have it.<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">Mark <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1F497D">Mark A. Greenfield</span><span style="color:#1F497D"> </span><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1F497D"><br>
Web Accessibility Officer</span><span style="color:black"><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1F497D">Office of Equity, Diversity and Inclusion<br>
406 Capen Hall<br>
State University of New York at Buffalo</span><span style="color:#1F497D"> <br>
</span><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1F497D">Buffalo, N.Y.  14260</span><span style="color:black"><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">telephone: (716)645-2811</span><span style="color:black"> <br>
</span><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">e-mail: </span><span style="color:black"><a href="mailto:markgr@buffalo.edu" target="_blank"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif">markgr@buffalo.edu</span></a><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div style="border:none;border-top:solid #B5C4DF 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:12.0pt;color:black">From: </span></b><span style="font-size:12.0pt;color:black">athen-list <<a href="mailto:athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu">athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu</a>> on behalf
 of "Hayman, Douglass" <<a href="mailto:dhayman@olympic.edu">dhayman@olympic.edu</a>><br>
<b>Reply-To: </b>Access Technology Higher Education Network <<a href="mailto:athen-list@u.washington.edu">athen-list@u.washington.edu</a>><br>
<b>Date: </b>Monday, December 7, 2020 at 11:12 AM<br>
<b>To: </b>Access Technology Higher Education Network <<a href="mailto:athen-list@u.washington.edu">athen-list@u.washington.edu</a>><br>
<b>Subject: </b>Re: [Athen] [EXTERNAL] - Accessible PDFs without Acrobat<o:p></o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<p class="MsoNormal">Rachel,<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal">My institution provided me with a laptop to work from home which has both Microsoft Office and also Acrobat Pro to let me work on remediation of documents.  Are your remote staff having to use their own computers?<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
<div>
<p class="MsoNormal">Doug Hayman<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal">IT Accessibility Coordinator<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal">Information Technology<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal">Olympic College<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><a href="mailto:dhayman@olympic.edu">dhayman@olympic.edu</a><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal">(360) 475-7632 (currently working remotely and don’t have access to this phone)<o:p></o:p></p>
</div>
<p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b>From:</b> athen-list <<a href="mailto:athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu">athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu</a>>
<b>On Behalf Of </b>Rachel Ford<br>
<b>Sent:</b> Monday, December 7, 2020 7:56 AM<br>
<b>To:</b> <a href="mailto:athen-list@mailman12.u.washington.edu">athen-list@mailman12.u.washington.edu</a><br>
<b>Subject:</b> [EXTERNAL] - [Athen] Accessible PDFs without Acrobat<o:p></o:p></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
<div style="border:solid #030303 1.0pt;padding:1.0pt 1.0pt 1.0pt 1.0pt">
<p class="MsoNormal" style="mso-line-height-alt:10.0pt;background:#FFCC66"><span style="font-size:12.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">CAUTION: This email came from a non-OC system or external source. Beware of phishing and social engineering!</span><o:p></o:p></p>
</div>
<p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
<div>
<p class="MsoNormal">Hello All,<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal">With our faculty working from home, I’ve run into an issue where some faculty don’t have access to Acrobat Pro to create accessible PDFs. Does anyone have a good alternative to Acrobat or just generally using PDFs? Any suggestions would
 be really helpful. <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal">Thank you,<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal">Rachel Ford<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal">Web Accessibility Manager<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal">Henry Ford College<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
</div>
</div>
</body>
</html>