<div dir="auto">Thanks for a good, detailed and honest response Bevi. </div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">Wink</div><div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Mon, Dec 7, 2020 at 5:03 PM <<a href="mailto:chagnon@pubcom.com">chagnon@pubcom.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div lang="EN-US" link="#0563C1" vlink="#954F72" style="word-wrap:break-word"><div class="m_-1148410253555647444WordSection1"><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt">Andrea D. asked:<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt">“</span><span style="font-size:12.0pt">Are there any good tools to use if you’re forced to start with a PDF file?”<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt">Note: this is a long, detailed answer.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-top:12.0pt"><span style="font-size:12.0pt">Sure, but it’s going to depend on:<u></u><u></u></span></p><ol style="margin-top:0in" start="1" type="1"><li class="m_-1148410253555647444MsoListParagraph" style="margin-top:12.0pt;margin-left:0in"><span style="font-size:12.0pt">How complex the document is, </span><span style="font-size:12.0pt"><u></u><u></u></span></li><li class="m_-1148410253555647444MsoListParagraph" style="margin-top:12.0pt;margin-left:0in"><span style="font-size:12.0pt">Whether it was created in InDesign, Word, or PowerPoint … or something else. Reading orders get botched up with documents from InDesign and PowerPoint, unless the creator has had specific training in how to make them accessible. And those from non-Adobe/non-Microsoft programs just don’t get accessibility at all and are a ripping mess to correct.</span><span style="font-size:12.0pt"><u></u><u></u></span></li><li class="m_-1148410253555647444MsoListParagraph" style="margin-top:12.0pt;margin-left:0in"><span style="font-size:12.0pt">And whether it has maths and STEM in it.</span><span style="font-size:12.0pt"><u></u><u></u></span></li></ol><p class="MsoNormal" style="margin-top:12.0pt"><span style="font-size:12.0pt">Therefore, there is no magic wand that will fix all your files with one magic keystroke.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-top:12.0pt"><span style="font-size:12.0pt">Today, anyone using MS Word should be able to generate a simple accessible Word document and matching accessible PDF without any extra effort, other than using a good accessible Word template and having a 2-3 hour training session in how to do it. It’s not rocket science!  <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-top:12.0pt"><span style="font-size:12.0pt">Stop the hemorrhaging of your institution’s funds!  Get your staff trained immediately and reduce the drain of money and time. Remediate the original source file when you can, and especially if it will be re-used later for another document. Invest your time wisely for maximum benefit.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-top:12.0pt"><span style="font-size:12.0pt">OK, <b>so when you can’t remediate the source file and it’s a doozie of a PDF</b>, some of the tools we find helpful are:<u></u><u></u></span></p><ul style="margin-top:0in" type="disc"><li class="m_-1148410253555647444MsoListParagraph" style="margin-top:12.0pt;margin-left:3.0pt"><span style="font-size:12.0pt">Acrobat’s built-in remediation tools, like AutoTag and Preflight. And you need training in how to use them.<u></u><u></u></span></li><li class="m_-1148410253555647444MsoListParagraph" style="margin-top:12.0pt;margin-left:3.0pt"><span style="font-size:12.0pt">CommonLook PDF, is especially good with correcting tables. And you need training in how to use it.<u></u><u></u></span></li><li class="m_-1148410253555647444MsoListParagraph" style="margin-top:12.0pt;margin-left:3.0pt"><span style="font-size:12.0pt">AxesPDF Quick Fix is meh, IMHO. And you need training in how to use it.<u></u><u></u></span></li><li class="m_-1148410253555647444MsoListParagraph" style="margin-top:12.0pt;margin-left:3.0pt"><span style="font-size:12.0pt">Outside remediation cloud-based technologies. Today, vendors are crawling out of the woodwork claiming that their A I (artificial intelligence) will magically create accessible PDFs in seconds and cost you pennies. Artificial Intelligence is not yet very intelligent, especially for those problematic documents. We still need humans to determine what’s in a PDF, how it should be tagged and presented, and what a logical reading is for that document. My firm recommends only a handful of companies to our clients, and if you’re interested, contact me off list for our recommendations. I’m not here in Athen to promote one over the other.</span><span style="font-size:12.0pt"><u></u><u></u></span></li></ul><p class="MsoNormal" style="margin-top:12.0pt"><span style="font-size:12.0pt">Bottom line: start fixing the problem rather than buying expensive band aids. Otherwise you’ll eventually run out of money.<u></u><u></u></span></p></div></div><div lang="EN-US" link="#0563C1" vlink="#954F72" style="word-wrap:break-word"><div class="m_-1148410253555647444WordSection1"><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><div><p class="MsoNormal"><b><span style="color:#d0cece">— — —<u></u><u></u></span></b></p><p class="MsoNormal">Bevi Chagnon  <b><span style="color:#aeaaaa">| </span></b><span style="color:#595959">Designer, Accessibility Technician</span><b><span style="color:#aeaaaa"> |</span></b>  <a href="mailto:Chagnon@PubCom.com" target="_blank"><span style="color:#0563c1">Chagnon@PubCom.com</span></a> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><b><span style="color:#d0cece">— — —<u></u><u></u></span></b></p><p class="MsoNormal"><b>PubCom: <span style="color:#c00000">Technologists for Accessible Design + Publishing</span><u></u><u></u></b></p><p class="MsoNormal">consulting <span style="color:#d0cece">•</span> training <span style="color:#d0cece">•</span> development <span style="color:#d0cece">•</span> design <span style="color:#d0cece">•</span> sec. 508 services<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><b>Upcoming classes</b> at <a href="http://www.pubcom.com/classes" target="_blank"><span style="color:#0563c1">www.PubCom.com/<b>classes</b></span></a> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><b><span style="color:#d0cece">— — —<u></u><u></u></span></b></p><p class="MsoNormal"><a href="https://mailchi.mp/e694edcdfadd/class-discount-3266574" target="_blank"><span style="color:#0563c1">Latest blog-newsletter</span></a> – <b><a href="https://www.pubcom.com/blog/2020_07-20/alt-text_part-1.shtml" target="_blank"><span style="color:#0563c1">Simple Guide to Writing Alt-Text</span></a></b> <u></u><u></u></p></div><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><div><div style="border:none;border-top:solid #e1e1e1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in"><p class="MsoNormal"><b>From:</b> Andrea L. Dietrich <<a href="mailto:adietrich@cornell.edu" target="_blank">adietrich@cornell.edu</a>> <br><b>Sent:</b> Monday, December 7, 2020 4:25 PM<br><b>To:</b> <a href="mailto:chagnon@pubcom.com" target="_blank">chagnon@pubcom.com</a>; Access Technology Higher Education Network <<a href="mailto:athen-list@u.washington.edu" target="_blank">athen-list@u.washington.edu</a>><br><b>Subject:</b> RE: [Athen] [EXTERNAL] - Accessible PDFs without Acrobat<u></u><u></u></p></div></div><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt">Using Microsoft’s built-in tools is great if you’re starting from scratch building the document. But often we work on remediating preexisting PDF files (I work a lot with document conversion for students, and we get publisher PDFs.) Are there any good tools to use if you’re forced to start with a PDF file? Or is it better to convert the PDF to Word, fix up the order and such, and then turn that into a PDF?<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt">-Andi :)<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt"><u></u> <u></u></span></p><div><div style="border:none;border-top:solid #e1e1e1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in"><p class="MsoNormal"><b>From:</b> athen-list <<a href="mailto:athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu" target="_blank">athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu</a>> <b>On Behalf Of </b><a href="mailto:chagnon@pubcom.com" target="_blank">chagnon@pubcom.com</a><br><b>Sent:</b> Monday, December 7, 2020 3:03 PM<br><b>To:</b> 'Access Technology Higher Education Network' <<a href="mailto:athen-list@u.washington.edu" target="_blank">athen-list@u.washington.edu</a>><br><b>Subject:</b> Re: [Athen] [EXTERNAL] - Accessible PDFs without Acrobat<u></u><u></u></p></div></div><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">We find that Microsoft’s built-in PDF export utility (in Office 365) does a much better job, comparable to Acrobat’s PDF Maker plug-in which comes with Acrobat Pro.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal">In most cases, MS’s matches Acrobat’s conversion. And it’s free.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">But your IT department will have to make sure they keep MS Office up to date: earlier versions of their PDF export utility were awful.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Another alternative is FoxIt’s PDF plugin, but given that FoxIt makes the one built into Microsoft Office, why would you pay for what’s essentially the same product?<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Question: wouldn’t it make more sense (and cents!) to train your faculty and staff in how to make accessible documents? Doing the job right from the start is always more cost effective than remediating everything after it’s made.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">It’s a teach-a-person-to-fish strategy.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><div><p class="MsoNormal"><b><span style="color:#d0cece">— — —<u></u><u></u></span></b></p><p class="MsoNormal">Bevi Chagnon  <b><span style="color:#aeaaaa">| </span></b><span style="color:#595959">Designer, Accessibility Technician</span><b><span style="color:#aeaaaa"> |</span></b>  <a href="mailto:Chagnon@PubCom.com" target="_blank">Chagnon@PubCom.com</a> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><b><span style="color:#d0cece">— — —<u></u><u></u></span></b></p><p class="MsoNormal"><b>PubCom: <span style="color:#c00000">Technologists for Accessible Design + Publishing</span><u></u><u></u></b></p><p class="MsoNormal">consulting <span style="color:#d0cece">•</span> training <span style="color:#d0cece">•</span> development <span style="color:#d0cece">•</span> design <span style="color:#d0cece">•</span> sec. 508 services<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><b>Upcoming classes</b> at <a href="http://www.pubcom.com/classes" target="_blank">www.PubCom.com/<b>classes</b></a> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><b><span style="color:#d0cece">— — —<u></u><u></u></span></b></p><p class="MsoNormal"><a href="https://mailchi.mp/e694edcdfadd/class-discount-3266574" target="_blank">Latest blog-newsletter</a> – <b><a href="https://www.pubcom.com/blog/2020_07-20/alt-text_part-1.shtml" target="_blank">Simple Guide to Writing Alt-Text</a></b> <u></u><u></u></p></div><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><div><div style="border:none;border-top:solid #e1e1e1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in"><p class="MsoNormal"><b>From:</b> athen-list <<a href="mailto:athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu" target="_blank">athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu</a>> <b>On Behalf Of </b>Greenfield, Mark<br><b>Sent:</b> Monday, December 7, 2020 11:39 AM<br><b>To:</b> Access Technology Higher Education Network <<a href="mailto:athen-list@u.washington.edu" target="_blank">athen-list@u.washington.edu</a>><br><b>Subject:</b> Re: [Athen] [EXTERNAL] - Accessible PDFs without Acrobat<u></u><u></u></p></div></div><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">We are exploring the use of AxesPDF (<a href="https://www.axes4.com/" target="_blank">https://www.axes4.com/</a>).  It doesn’t require Acrobat Pro, and in my experience is easier to use than Acrobat Pro.   Remediating PDFs has been an ongoing challenge for us because we don’t have a campus-wide license for Acrobat Pro and most faculty don’t have it.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Mark <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1f497d">Mark A. Greenfield</span><span style="color:#1f497d"> </span><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1f497d"><br>Web Accessibility Officer</span><span style="color:black"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1f497d">Office of Equity, Diversity and Inclusion<br>406 Capen Hall<br>State University of New York at Buffalo</span><span style="color:#1f497d"> <br></span><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1f497d">Buffalo, N.Y.  14260</span><span style="color:black"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">telephone: (716)645-2811</span><span style="color:black"> <br></span><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">e-mail: </span><span style="color:black"><a href="mailto:markgr@buffalo.edu" target="_blank"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial",sans-serif">markgr@buffalo.edu</span></a><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><div style="border:none;border-top:solid #b5c4df 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in"><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:12.0pt;color:black">From: </span></b><span style="font-size:12.0pt;color:black">athen-list <<a href="mailto:athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu" target="_blank">athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu</a>> on behalf of "Hayman, Douglass" <<a href="mailto:dhayman@olympic.edu" target="_blank">dhayman@olympic.edu</a>><br><b>Reply-To: </b>Access Technology Higher Education Network <<a href="mailto:athen-list@u.washington.edu" target="_blank">athen-list@u.washington.edu</a>><br><b>Date: </b>Monday, December 7, 2020 at 11:12 AM<br><b>To: </b>Access Technology Higher Education Network <<a href="mailto:athen-list@u.washington.edu" target="_blank">athen-list@u.washington.edu</a>><br><b>Subject: </b>Re: [Athen] [EXTERNAL] - Accessible PDFs without Acrobat<u></u><u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p></div><p class="MsoNormal">Rachel,<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal">My institution provided me with a laptop to work from home which has both Microsoft Office and also Acrobat Pro to let me work on remediation of documents.  Are your remote staff having to use their own computers?<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"> <u></u><u></u></p><div><p class="MsoNormal">Doug Hayman<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal">IT Accessibility Coordinator<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal">Information Technology<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal">Olympic College<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><a href="mailto:dhayman@olympic.edu" target="_blank">dhayman@olympic.edu</a><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal">(360) 475-7632 (currently working remotely and don’t have access to this phone)<u></u><u></u></p></div><p class="MsoNormal"> <u></u><u></u></p><div><div style="border:none;border-top:solid #e1e1e1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in"><p class="MsoNormal"><b>From:</b> athen-list <<a href="mailto:athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu" target="_blank">athen-list-bounces@mailman12.u.washington.edu</a>> <b>On Behalf Of </b>Rachel Ford<br><b>Sent:</b> Monday, December 7, 2020 7:56 AM<br><b>To:</b> <a href="mailto:athen-list@mailman12.u.washington.edu" target="_blank">athen-list@mailman12.u.washington.edu</a><br><b>Subject:</b> [EXTERNAL] - [Athen] Accessible PDFs without Acrobat<u></u><u></u></p></div></div><p class="MsoNormal"> <u></u><u></u></p><div style="border:solid #030303 1.0pt;padding:1.0pt 1.0pt 1.0pt 1.0pt"><p class="MsoNormal" style="background:#ffcc66"><span style="font-size:12.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">CAUTION: This email came from a non-OC system or external source. Beware of phishing and social engineering!</span><u></u><u></u></p></div><p class="MsoNormal"> <u></u><u></u></p><div><p class="MsoNormal">Hello All,<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal">With our faculty working from home, I’ve run into an issue where some faculty don’t have access to Acrobat Pro to create accessible PDFs. Does anyone have a good alternative to Acrobat or just generally using PDFs? Any suggestions would be really helpful. <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal">Thank you,<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal">Rachel Ford<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal">Web Accessibility Manager<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal">Henry Ford College<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"> <u></u><u></u></p></div></div></div>_______________________________________________<br>
athen-list mailing list<br>
<a href="mailto:athen-list@mailman12.u.washington.edu" target="_blank">athen-list@mailman12.u.washington.edu</a><br>
<a href="http://mailman12.u.washington.edu/mailman/listinfo/athen-list" rel="noreferrer" target="_blank">http://mailman12.u.washington.edu/mailman/listinfo/athen-list</a><br>
</blockquote></div></div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature">Wink Harner
Assistive Technology Consulting and Training
Alternative Text Production
Portland OR.

<a href="mailto:foreigntype@gmail.com">foreigntype@gmail.com</a>
480-984-0034</div>